Sistem Informasi SPMI

SISTEM INFORMASI SPMI

Dalam mengimplementasikan Sistem Penjaminan Mutu Internal, UKSW menggunakan Sistem Informasi Penjaminan Mutu Internal atau dikenal di lingkungan UKSW dengan sebutan SIIMUT. Sistem Informasi Penjaminan Mutu Internal Universitas Kristen Satya Wacana (SIIMUT UKSW) merupakan sebuah sistem informasi manajemen mutu internal yang diperuntukkan bagi semua pelaku penjaminan mutu pada tingkat universitas, fakultas, program studi dan unit penunjang akademik dalam menjalankan tugas dan fungsinya masing-masing dalam rangka proses penjaminan mutu internal, baik pada bidang akademik, maupun bidang non akademik. SIIMUT dikembangkan oleh UKSW melalui Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) yang berkoordinasi dengan Biro Teknologi dan sistem Informasi (BTSI). SIIMUT diperuntukan bagi program studi dan unit penunjang akademik dalam melakukan dokumentasi terhadap aktivitas mutunya. Bagi program studi dan unit penunjang akademik, SIIMUT dapat digunakan dalam mempersiapkan akreditasi dan sertifikasi. Bagi pimpinan, baik pimpinan aras fakultas maupun aras universitas, SIIMUT dapat dijadikan sebagai media monitoring dan evaluasi berkala yang setiap saat dapat digunakan untuk mengetahui sejauh mana program studi dan unit penunjang akademik melaksanakan kegiatan penjaminan mutunya. Bagi LPM sendiri, keberadaan SIIMUT menjadi satu media baru yang digunakan dalam rangka membudayakan mutu di lingkungan UKSW. Melalui SIIMUT, LPM dapat melakukan sosialisasi dokumen mutu dan melakukan monitoring dan evaluasi terhadap program studi dan unit penunjang akademik. Pihak lain yang menggunakan SIIMUT adalah auditor internal yang bertugas untuk melakukan audit mutu internal, baik terhadap program studi maupun unit penunjang akademik.

SIIMUT memuat beberapat fitur yang telah disesuaikan dengan pentahapan siklus implementasi SPMI, yaitu Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian dan Peningkatan (PPEPP). Dengan demikian, kehadiran SIIMUT diharapkan dapat mempermudah implementasi sistem manajemen mutu, baik yang berorientasi pada SNPT maupun standar mutu yang lainnya, tentunya dengan pengesuaian terhadap model implementasi sistem manajemen mutu yang diimplementasikan di UKSW. SIIMUT diharapkan dapat menjadi satu media dalam melakukan otomatisasi terhadap proses-proses yang selama ini dilakukan secara manual. Secara spesifik, terdapat beberapa tujuan adanya SIIMUT, antara lain sebagai berikut:

  1. Melakukan otomatisasi terhadap beberapa proses penjaminan mutu
  2. Mengoptimalkan kinerja penjaminan mutu pada semua aras di UKSW
  3. Menyediakan media penyimpanan dokumen bukti sebagai bahan persiapan akreditasi dan sertifikasi

SIIMUT memiliki beberapa menu utama yang dirancang sesuai dengan siklus PPEPP. Adapun menu-menu yang ada di SIIMUT beserta fungsinya adalah sebagai berikut:

  1. PANDUAN. Pada menu PANDUAN, semua pengguna SIIMUT dapat melihat dan mengunduh berbagai macam panduan yang berhubungan dengan SPMI, termasuk dokumen untuk penyusunan LED.
  2. PENETAPAN. Pada menu PENETAPAN, semua pengguna SIIMUT dapat melihat dan mengunduh Instrumen AMI, Instrumen Audit KPI, dan SPMI yang diberlakukan.
  3. PELAKSANAAN. Pada menu DATA PELAKSANAAN, auditor dapat melihat dan mengunduh berbagai dokumen bukti pendukung pencapaian indikator program studi dan unit penunjang akademik sebagai bahan pertimbangan dalam penilaian AMI dan Audit KPI.
  4. EVALUASI. Menu EVALUASI digunakan oleh program studi dan auditor internal dalam proses audit, terutama proses sirkulasi dan pemrosesan dokumen audit.
  5. PENGENDALIAN. Menu PENGENDALIAN menampilkan hasil audit bagi program studi. Di menu ini, program studi dapat mengetahui rekomendasi auditor sebagai bahan menentukan dan melaksanakan tindakan perbaikan dan peningkatan.
  6. PENINGKATAN. Pada menu PENINGKATAN, program studi dapat mengunggah standar-standar internal program studi, prosedur internal program studi dan fakultas. Bahan yang disampaikan program studi dan fakultas akan ditampung oleh LPM, digunakan sebagai dasar dalam peningkatan standar tahun berikutnya.
  7. INPUT DOKUMEN LAIN. Menu DOKUMEN LAINNYA adalah menu yang disediakan oleh UKSW bagi program studi, fakultas dan unit penunjang akademik sebagai lemari penyimpanan digital untuk arsip dokumen, sekaligus penyiapan akreditasi/sertifikasi.