Penjelasan dari setiap langkahan implementasi SPMI diuraikan sebagai berikut:

1.Penetapan Standar

Penetapan standar merupakan proses penentuan sejumlah standar mutu yang akan digunakan sebagai indikator kinerja lembaga dari berbagai bidang. Standar Mutu UKSW disusun oleh tim Satuan Tugas dibawah koordinasi LPMAI dan ditetapkan oleh pimpinan UKSW dalam bentuk SK Rektor. Tim Satuan Tugas Manual Mutu dibentuk sebagai representasi fakultas dan unit terkait di seluruh UKSW.

2.Pelaksanaan Standar

Pelaksanaan Standar adalah upaya mencapai standar mutu yang dilakukan melalui berbagai upaya dan kegiatan dalam rangka memenuhi isi standar mutu. Subyek pelaksana standar antara lain Rektor, Dekan, Kepala Biro, Ketua Jurusan, Dosen, tenaga kependidikan, atau bahkan mahasiswa. Pelaksanaan standar menjadi tugas dari setiap pihak yang mengelola perguruan tinggi, baik sebagai pejabat struktural, bukan pejabat struktural, dosen, tenaga kependidikan yang bukan dosen, dan juga mahasiswa, sesuai dengan isi masing-masing standar.

3.Evaluasi Standar

Evaluasi Standar adalah tindakan konkrit untuk menilai apakah isi stanmdar telah benar dilaksanakan, dipenuhi, atau diwujudkan. Dalam konteks SPMI, evaluasi terdiri dari dua tahap, taitu monitoring proses dan evaluasi hasil. Monitoring adalah penilaian juga tetapi dilakukan ketika kegiatan yang dinilai itu masih berjalan. Evaluasi adalah penilaian terhadap suatu proses atau kegiatan yang telah selesai dilakukan. Dalam konteks pelaksanaan standar mutu, evaluasi dilakukan pertama-tama oleh pejabat struktural pada setiap unit kerja, kemudian untuk menjamin obyektivitas, evaluasi internal dilanjutkan dengan Audit Mutu Internal yang lazim dilakukan oleh para auditor internal.

4.Pengendalian Standar

Pengendalian merupakan tindak lanjut atas hasil yang diperoleh dari kegiatan evaluasi. Jika hasil evaluasi menunjukkan bahwa pelaksanaan isi standar telah sesuai dengan apa yang telah dicantumkan di dalam standar sehingga dipastikan isi standar akan terpenuhi, maka langkah pengendaliannya hanya berupa upaya agar hal positif tersebut tetap dapat berjalan sebagaimana mestinya. Namun, jika hal sebaliknya yang terjadi maka harus dilakukan tindakan korektif atau perbaikan untuk memastikan agar isi standar benar dapat terpenuhi.

5.Peningkatan Standar   

Peningkatan Standar adalah kegiatan untuk peningkatan mutu suatu standar setelah standar tersebut ditetapkan, dilaksanakan, dievaluasi dan dikendalikan. Peningkatan standar SPMI dilakukan karena adanya perubahan kebijakan pimpinan, perkembangan regulasi pemerintah, kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi dan/atau standar yang telah ditetapkan sebelumnya telah terlampaui.